Matahari baru saja melewati puncaknya, saat mesin sepeda
motor berderu nyaring di Kampus 2 Universitas Islam Negeri Prof. KH. Saifuddin
Zuhri Purwokerto yang terletak di Purbalingga. Jam di pergelangan tangan
menunjukkan waktu setelah dzuhur, sekitar pukul satu kurang sedikit. Udara
siang itu begitu panas dan menyengat, tapi ia tetap harus berangkat karena ada
tugas yang menunggu demi kelancaran kegiatan komunitas. Dalam pikirannya,
semuanya seharusnya bisa selesai cepat. ia hanya perlu berkendara sekitar tiga
puluh menit menuju Kampus 1, menyerahkan surat ke meja administrasi, lalu
pulang dengan tenang.
Sebagai seorang mahasiswa, baginya sudah biasa menghadapi
perjalanan yang melelahkan, baik saat terik menyengat maupun ketika hujan deras
mengguyur tubuh. Tapi bagaimana jika perjalanan panjang itu berujung pada
kekecewaan mendalam di depan pintu ruangan yang terkunci rapat? Itulah yang ia
alami sebagai korban sistem administrasi yang ternyata belum terintegrasi
dengan baik. ungkapan-ungkapan seperti “Beliau sedang dinas di Kampus 2 hari
ini,” keluar dari alat bicara staf administrasi dengan nada santai.
Mahasiswa yang sehari-hari beraktivitas di Kampus 2 sama sekali tidak pernah
diberi akses informasi maupun lembar jadwal resmi tentang staf administrasi
yang berjaga setiap harinya. Perjalanan bolak-balik yang melelahkan ini
berakhir dengan kesia-siaan yang sempurna. Rasa kesalnya memunculkan tumpukan
pertanyaan, Mengapa informasi sepenting itu tidak pernah disosialisasikan
secara tertulis sejak awal? Mengapa mahasiswa selalu menjadi pihak terakhir
yang tahu dan harus menanggung akibat dari buruknya koordinasi internal kampus?
Ketika Saluran Digital Berubah
Menjadi Labirin Senyap
Frustrasi mahasiswa akibat birokrasi kampus yang terasa kaku
dan lambat ternyata tidak berhenti di ruang kantor fisik. Keluhan serupa juga
muncul di dunia digital, padahal seharusnya sistem layanan ini bisa berjalan
jauh lebih cepat. Jika di kantor fisik, ia dan mahasiswa lainnya harus ke sana
ke mari karena persoalan lokasi. Begitupun di ranah digital ia dibuat lelah
oleh penantian yang tidak jelas. Banyak laporan dari mahasiswa yang mengeluhkan
bahwa pesan pertanyaan maupun pengurusan berkas melalui admin WhatsApp resmi
Ma’had baru mendapat respons setelah menunggu hingga dua bulan lamanya.
“Kendala utamanya adalah kurangnya
sumber daya tenaga kerja, sehingga pelayanan pada komunikasi whatsapp menjadi
kurang responsif, dan hal ini akan menjadi evaluasi untuk kedepannya.” ucap ibu fitroh selaku staff ma’had
al jamiah uin saizu purwokerto.
Penundaan yang memakan waktu selama dua bulan untuk urusan
digital tentu bukan hal kecil. Perlu dipahami bahwa status kelulusan Baca Quran
dan Praktik Ibadah (BQPI) di Ma’had adalah prasyarat yang sangat menentukan
keberlanjutan masa akademik seorang mahasiswa. Ketika jalur komunikasi yang
diharapkan menjadi solusi tercepat justru tersumbat, mahasiswa mulai diliputi
kecemasan dan ketakutan. Banyak mahasiswa menjadi enggan bahkan dibayangi
kecemasan setiap kali harus mengurus perizinan atau menyelesaikan administrasi
harian, terutama karena respons staf dinilai kurang terbuka dan kurang
mengakomodasi mahasiswa.
Staf dari birokrasi Ma’had akhirnya memberikan penjelasan
atas keluhan itu. Mereka mengakui bahwa penyebab utama lambatnya pelayanan
administrasi digital adalah persoalan krisis jumlah Sumber Daya Manusia (SDM).
Jumlah staf yang ditugaskan untuk menangani pesan tidak sebanding dengan
banyaknya volume mahasiswa. Pihak Ma’had menyatakan bahwa masalah tersebut akan
dijadikan bahan evaluasi ke depan.
Menengok Akar Masalah: Beban Kerja
yang Melampaui Batas
Data yang berhasil dihimpun dari para kepala bagian
administrasi, Sapuan, S.Ag., M.H. menunjukkan sebuah fakta yang cukup
mencengangkan mengenai kondisi internal tempat kerja mereka. Di Fakultas Dakwah misalnya, Sapuan, S.Ag., M.H. sang
kepala bagian administrasi secara terbuka mengeluhkan ketidakseimbangan yang
sangat ekstrim antara jumlah mahasiswa dengan ketersediaan personel staf.
Jumlah mahasiswa yang harus dilayani di Fakultas Dakwah mencapai angka sekitar
3.600-an mahasiswa. Namun, jumlah total pegawai administrasi yang ditugaskan
untuk mengurus seluruh keperluan akademik ribuan mahasiswa tersebut hanya
berjumlah 6 orang saja. Mereka dituntut untuk membagi fokus, waktu, dan tenaga
secara simultan guna mengurusi operasional administrasi yang terbagi di dua
tempat, yaitu Kampus 1 dan Kampus 2. Maka dari itu, fakultas dakwah membuat
inovasi LAFADA (Layanan Fakultas Dakwah). Secara online, meskipun
pada akhirnya masih perlu datang ke ruang administrasi untuk meminta nomor
surat, tanda tangan dan lain sebagainya.
“Staff disini hanya 6, jika kita
bagi dengan jumlah mahasiswa fakda yang berjumlah sekitar 3.600-an, maka satu
orang melayani 360-an mahasiwa kan. Mahasiswa seharusnya bisa memilah mana yang
menjadi kewenangan fakultas dan mana yang menjadi kewenangan rektorat.” ucap Sapuan, S.Ag., M.H. kepala
bagian administrasi Fakultas Dakwah.
Oleh karena itu, ketika gelombang protes mahasiswa mencuat
terkait pelayanan staf yang dinilai cuek, judes, atau lambat, realitas mendasar
yang sebenarnya terjadi di balik layar adalah para pegawai tersebut sudah
berada di titik nadir kewalahan menghadapi tumpukan dokumen. Melayani populasi
ribuan mahasiswa aktif, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam (FEBI) hanya
diperkuat oleh lini pertahanan administrasi sebanyak 11 orang staf kependidikan
saja.
"Tenaga administrasi kita
memang sangat terbatas, sehingga situasi kerja harian seringkali mengalami
overload,"
ucap Tri Rachmijati, S.Ag., M.Pd. Kepala Bagian Administrasi FEBI dalam sesi wawancara.
Menyiasati kebutuhan fisik tersebut, manajemen FEBI terpaksa
mengambil langkah taktis dengan memanfaatkan bantuan eksternal. Mereka
memberdayakan anak-anak Praktik Kerja Lapangan (PKL) dari sekolah menengah
untuk membantu menyelesaikan urusan teknis ringan seperti agenda surat-menyurat
dan rekapitulasi berkas bulanan. Selain itu, mahasiswa magang internal juga
diterjunkan di meja resepsionis garis depan untuk dilatih melayani komunikasi
awal serta memberikan layanan informasi dasar kepada sesama mahasiswa. Langkah
ini dinilai sebagai hubungan mutualisme yang saling menguntungkan bagi kedua
belah pihak.
Kebutuhan Kolaborasi Dua Arah dan
Masa Depan Pelayanan
Menurut analisis mendalam dari pihak birokrasi FEBI, kunci
utama dari lancar atau macetnya seluruh urusan administrasi di lingkungan
kampus sebenarnya bermuara pada kualitas koordinasi dan komunikasi. Di sisi
lain, pihak birokrasi kampus juga menuntut adanya perubahan perilaku dan
peningkatan budaya literasi dari sisi mahasiswa. Tri Rachmijati, menilai banyak
mahasiswa dinilai masih memiliki minat baca yang rendah dan sering kali malas
untuk membaca lembar pengumuman resmi yang sudah dipublikasikan secara meluas
melalui media sosial Instagram, status resmi WhatsApp, maupun
papan pengumuman fisik berukuran besar yang berdiri tegak di depan kantor
utama.
“kalau saya telusuri, kunci utamanya
adalah koordinasi dan komunikasi. masalah muncul jika komunikasi putus atau
koordinasi kurang, baik antar rekan kerja selevel ke atasan, maupun ke
mahasiswa. contohnya pernah ada mahasiswa daftar seminar, tapi belum
dijadwalkan karena staf prodi merasa pesertanya baru satu orang dan tidak
berkoordinasi dengan staf prodi lain yang mungkin kantong seminarnya sudah
penuh. padahal kalau komunikasinya jalan, administrasi pasti lancar.” ucapnya.
Kampus diharapkan bisa segera menerapkan sistem satu pintu
yang jelas, terutama bagi mahasiswa yang berada di Kampus 2. Pengumpulan
berkas-berkas penting juga seharusnya bisa difasilitasi melalui meja
resepsionis kampus asal, sehingga tidak perlu lagi membuang waktu, biaya
bensin, dan tenaga berharga hanya untuk mengantarkan selembar dokumen fisik
menembus badai hujan ke kampus seberang. Pelayanan administrasi yang prima
memang sebuah idealitas yang wajib dipenuhi karena kami telah menunaikan
kewajiban membayar UKT. Namun, keramahan dan kelancaran sistem hanya akan
tercipta ketika ada komunikasi yang baik, disiplin, rasa saling pengertian, dan
literasi yang baik antara mahasiwa yang dilayani dan mereka yang melayani.
Penulis : Annisa Yasmine Azzahra
Reporter: Intan Noviana Safitri, Dimas Al Ghifari, Dina Almas Aulia, Renny Nurainy
Editor: Novandi Ali Akbar, Muhamad Saepul Saputra
0 Komentar